ビジネスマナー 知っていそうで意外と知らないメールのビジネスマナーがとても多いように感じます。 メールは１９９０年代後半から急に普及し出したので、企業としてもメールマナーの教育はされていないことが多いようです。 その他のことも含めて、暫く社会から離れてしまった主婦の方は特に多いかも・・・ 初めてのメールで、会わなくてもその方のマナーがわかって来てしまいます。 自分は大丈夫！と思っていないで、今一度見直してみてください。 　 　 ◆メール編◆ 仕事をする上でメールはとても重要ですし、特に初回のメールは顔を見ていないだけに、名刺交換以上に大切です。 丁寧に、でも丁寧にし過ぎないで簡潔に書くことが必要です。 １．仕事では基本的にテキスト形式で！ＨＴＭＬ形式では送らない テキスト形式の方が、容量も少なく、ＯＥでなくても何のパソコンにも対応可能です ２．アカウント名・氏名のわかるものにする ハンドルネーム（「きょんきょん」など）やメールアドレスのままにしておくようなことはやめましょう  （メールアドレスは一つでもアカウント名を増やすことは可能です） ３．メールアドレスが自分のものでなく、家族名義のものであったり、無料のアドレス（hotmail、yahooなど）は不可 ４．文章に顔文字（＾０＾）などは使用しない 友達に送るメールとは全く違います 勝手に親しみをもってくだけた内容や、顔文字などの使用は一切不可です ５．簡単でいいので、最初にあいさつ文を入れる 携帯に転送している場合もあるので、内容は簡潔に！ ６．文章の最後には署名(自分の名前・メールアドレス)は記載する ７．ソフトによって、○付文字（�@）、ローマ数字（�T）、半角カタカナは表示されない場合があるので使わない ８．メールの書き方として、できるだけ改行を入れた方が読みやすい ９．何名かに一斉に同時送信する時、宛先にアドレスを入れるのではなく、必ずＢＣＣで送るようにする 10．改行を入れて、文章を読みやすくする ＢＣＣにしないと他の方のメールアドレスがわかってしまいます 勝手に他人のメールアドレスを教えることは個人情報のこともあり、マナー違反以前の問題です 　 ◆電話＆ＦＡＸ◆ １．自分の名前を名乗って電話をする ２．「お世話になります」など挨拶は必ずする ３．電話の場合、今電話してもいいのか、相手の都合を確認する ４．メモなどを取った時は、必ず復唱し、確認をする ５．電話を切る際は、掛けた方が先に受話器を置く ６．ＦＡＸの場合、送信書などで必ず誰宛のものか、自分は誰なのかを記載しておく （必要あれば、ＦＡＸを送った旨を電話かメールにて確認する） ７．ＦＡＸを受け取った場合、受け取った旨の連絡を入れる 　 　 ◆その他◆ １．仕事内容の漏洩の禁止 自宅で仕事をするとはいえ、内容に関しては他人への漏洩は何があっても厳守することが最低限の約束ごとです ２．納期は何があっても厳守 万が一遅れそうな時は早めに連絡をし、指示に従う納期は何があっても守るようにすることが基本ですが、万が一遅れそうな時は、ギリギリではなく、早めに連絡をすることが必要です 早ければ他の方の手配も可能ですが、締め切り間近になってしまうとそれすら間に合わなくなってしまいます ３．仕事上で発生する書類・データ・原稿などの紛失、破損については注意を払う 場合によっては、賠償問題になることも有り得るので、充分注意して扱いましょう ４．納品時のファイル名について 指示があればその指示に従えばいいのですが、指示が入っていない場合、その作業したものであることがわかる内容の名前にします 他の人も同じ様な名前にするのではないかと思われた時は、そのファイル名の後に自分の名前も付けておくといいと思います  （同じファイル名のものがたくさん送られてくると、納品された方も、どのファイルがどの人からのものかわからなくなります） ５．納品した仕事の不備に対しての迅速な対応 依頼された仕事の不備（単純な入力ミス・仕様の思い違い）があったら、納品完了ではなくなります 訂正しても納期に遅れた場合は報酬の減額対象になってしまうため、十分気をつけて納品することが必要です 万が一納品後、先方よりミスを指摘された場合、訂正が必要であれば、何があってもすぐ訂正するようにしなければなりません また、訂正は必要がなくてもミスの指摘があった場合、必ずお詫びと次回からの自分なりの対応策を先方に伝えましょう 当然、その仕事に関しての報酬は下がるかもしれませんが、その時の対応によって次回の仕事の発注が決まってくるのです ６．納品後に自分でミスがわかった時の対応 とりあえずすぐ電話連絡をするようし、先方の指示を仰ぎましょう ７．納品書や請求書を出す準備 全てが終了したら、納品書や請求書を出す準備をしましょう その時、先方の都合（締め切り日）や書式に合わせることが必要な場合もありますので、入金日を含めて一度確認しておくこと必要です メールで送ってもいい場合は、納品書や請求書に関しては、ファイル名に自分の名前を付けて出した方が先方も間違えもなく、好感が持たれます   （「○月分請求書　氏名」など） ８．費用は原稿など返却する場合、自己負担が多い ９．報酬に関しては、振込み手数料など自己負担になることが多い 10．宅配便などで取引先から届いたら届いた旨の確認をメールなどでするとともに、自分が送った時には、その旨の連絡も必ずする 11．仕事発注時の約束事は必ず守る 現在お願いしているスタッフには、曜日を決めて、進捗状況を連絡していただいていますが、報告を忘れる方はいつも決まっています。 こちらとしても、お会いしていない方でも信用してお仕事をお願いしているので、決められたことができないと、以降お願いすることを躊躇してしまうことも多々あります。 　 　 ＜注意事項＞ ●仕事の案内があったら、返事のない方に関してはメールを見ているのか、不安になる対象になるので仕事を受けないにせよ、次回のために一言お断りのメールを出しておく ●仕事を受ける段階で、報酬の相場、自分の価値というものがどの位なのか知っておく ●ＳＯＨＯ事業者は個人事業者になるため、お金もしっかり管理する必要があり、扶養家族のままでも確定申告は必要で、そのためには開業届けを出し、必要経費は領収書をもらって普段から管理しておく （※　個人事業主の場合、税金のかからない所得は３８万円） 　 ≪参考≫ こんな方がいました！！ メールでの問合せマナーのできていない方 メールでよくお問合せをいただきますが、メールマナーができていないというか、常識があまりにもない方が目立ちます。 いきなり挨拶もなく、ご自分のお名前も出さずに質問だけの方がとても多いのです。 住所までは必要ないにせよ、ご自分のお名前くらいは書くのは常識です。 また、「ＳＯＨＯは初心者ですがいい仕事を優先的に紹介してください」と名前も出さずにメールをしてきた方もいらっしゃいます。 「いい仕事」の価値観はその方によって違うと思いますし、初心者の方で、その方のスキルも何もわからないのに、いい仕事をと言われても困ります。 「いい仕事」＝「いい報酬」なのかもしれませんが、メールのマナーもできていない方よりも、ベテランの方だったり、普段安い単価でも作業していただいている方が優先になるのは当たり前です。 まずマナーができている方でなければ問題外です。ＳＯＨＯをやりたいと思うのであれば、メールマナーから勉強してください。